Lorsque l’on débute sur EBP Compta, on a tendance à faire confiance aux réglages par défaut du logiciel. Pourtant, il existe une option qui, bien que séduisante pour sa rapidité, représente un véritable danger pour votre rigueur comptable : la numérotation continue sur l’exercice.
Dans cet article, je vous explique pourquoi ce choix par défaut de l’éditeur peut devenir un cauchemar lors d’un contrôle fiscal et quelle alternative privilégier.
Le piège de la simplicité : Qu’est-ce que la numérotation continue ?
Par défaut, EBP propose d’incrémenter automatiquement vos numéros de pièces ($1, 2, 3…$). C’est ce qu’on appelle la numérotation continue.
L’avantage affiché : Vous gagnez du temps. Vous saisissez vos montants, et le logiciel s’occupe de compter.
La réalité du terrain : En comptabilité, ce qui fait foi, c’est la pièce justificative. Si vous saisissez manuellement vos factures depuis un logiciel externe ou un facturier papier, le compteur d’EBP va inévitablement se décaler. Une erreur de saisie, un avoir oublié, ou une suppression d’écriture, et voilà que votre facture $n°FAC-2026-042$ se retrouve enregistrée sous le numéro de pièce $n°39$ en comptabilité.
Pourquoi est-ce un risque pour votre entreprise ?
1. Une piste d’audit fragile
En cas de contrôle, l’auditeur cherche la correspondance directe entre l’écriture et la facture. Si vos numéros ne correspondent pas, vous devrez justifier chaque décalage. C’est une perte de temps monumentale et un signal de « mauvaise tenue » envoyé à l’administration.
2. Le casse-tête du pointage
Pour retrouver un impayé ou vérifier un montant, il est beaucoup plus simple de taper votre numéro de facture réel dans votre logiciel de comptabilité plutôt que de chercher une correspondance aléatoire créée par un automate.
La solution de l’expert : Le mode « Manuel »
Pour une comptabilité « carrée » et sécurisée, je recommande systématiquement de passer le journal de ventes en mode Manuel.
- Traçabilité totale : Votre numéro de pièce comptable est le miroir exact de votre numéro de facture.
- Sérénité fiscale : Vous respectez la chronologie de votre facturier sans dépendre d’un compteur logiciel.
Pour vous aider à visualiser concrètement la manipulation dans l’interface d’EBP, je vous ai préparé un court tutoriel vidéo. Vous y verrez étape par étape comment passer du mode automatique au mode manuel et les points de contrôle à vérifier pour ne rien perdre de votre historique.
Expert consultant en gestion depuis plus de 30 ans, Jean-Pierre est le créateur d’un catalogue de +6 000 formations dédiées aux solutions EBP et Sage. Pionnier de l’apprentissage assisté par IA, il transforme aujourd’hui l’expertise métier en solutions digitales intelligentes pour rendre la gestion accessible à tous, partout, et en temps réel.
