La dématérialisation n’est plus une simple tendance, mais une obligation légale imminente. D’ici 2027, la France basculera vers la facturation électronique obligatoire (e-invoicing et e-reporting), transformant radicalement la relation client-fournisseur. Si l’objectif principal est la lutte contre la fraude à la TVA et la simplification administrative, l’impact sur la gestion quotidienne des notes de frais est souvent sous-estimé.
Cette réforme crée une nouvelle zone de complexité qui pourrait générer des risques de non-conformité ou de double paiement. Comprendre l’articulation entre le flux structuré des factures électroniques et le flux interne des dépenses professionnelles est désormais crucial.
I. Les fondamentaux de la réforme : E-invoicing et E-reporting
Pour anticiper les conséquences sur les notes de frais, il est essentiel de distinguer les deux piliers de la réforme française :
1. E-invoicing (Facture Électronique)
L’e-invoicing concerne la transmission obligatoire de factures entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France (transactions B2B domestiques).
- Le principe : Les factures ne pourront plus être envoyées par e-mail ou courrier. Elles devront transiter obligatoirement par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF), sous un format structuré (UBL, CII, Factur-X).
2. E-reporting (Transmission de données)
L’e-reporting est l’obligation de transmettre à l’administration fiscale certaines données de transaction et de paiement pour les opérations qui ne sont pas de l’e-invoicing :
- Les opérations concernées : Les ventes aux particuliers (B2C) et les ventes à l’international (B2B international).
3. Le Calendrier à retenir
L’obligation de réception s’appliquera à toutes les entreprises dès le départ, tandis que l’obligation d’émission sera progressive :
| Opération | Entreprises concernées | Date d’entrée en vigueur |
| Réception des factures | Toutes les entreprises | 1er septembre 2026 |
| Émission des factures | Grandes Entreprises (GE) et ETI | 1er septembre 2026 |
| Émission des factures | PME et micro-entreprises | 1er septembre 2027 |
II. L’impact direct sur les Notes de Frais : Trois Scénarios Clés
La nature du justificatif de frais dépendra de la manière dont l’achat a été effectué et de la façon dont le fournisseur l’a traité. Cette distinction est la clé de voûte de la nouvelle gestion des notes de frais.
Cas n°1 : La Facture au nom de l’entreprise (E-invoicing)
C’est le cas le plus délicat.
- Situation : Le collaborateur avance le montant, mais demande au fournisseur une facture libellée au nom de son entreprise (avec le SIREN de la société).
- Conséquence : Pour le fournisseur, il s’agit d’une transaction B2B. Il a l’obligation d’émettre une facture électronique (e-invoicing) qui sera transmise à l’entreprise via le circuit PDP/PPF.
- Le Risque Majeur : Le Double Paiement
- L’entreprise reçoit la facture par le flux E-invoicing (elle doit la payer au fournisseur).
- Le salarié présente le justificatif par la note de frais (il doit être remboursé par l’entreprise).
- Si les systèmes d’information ne communiquent pas ou ne contrôlent pas la déduplication, l’entreprise risque de payer deux fois la même dépense : une fois au fournisseur et une fois au salarié.
Cas n°2 : Le Ticket ou Reçu au nom du salarié (E-reporting)
C’est le scénario le plus fréquent pour les petits montants et les dépenses de mobilité.
- Situation : Le collaborateur paie et le justificatif est à son nom propre ou est un simple reçu ne mentionnant pas le SIREN de l’entreprise (ex. : ticket de caisse, reçu de restaurant sans précision).
- Conséquence : Le fournisseur considère qu’il s’agit d’une opération B2C ou non soumise à l’e-invoicing. Il est uniquement soumis à l’e-reporting (transmission des données globales de transaction à l’administration). Le justificatif arrive à l’entreprise par le canal classique de gestion des notes de frais (scanner ou photo de l’application).
Cas n°3 : Les Indemnités forfaitaires
- Situation : Dépenses qui ne sont pas basées sur une facture d’achat (indemnités kilométriques, forfaits repas, etc.).
- Conséquence : Ces éléments ne sont pas basés sur une transaction avec un tiers assujetti. Ils sont gérés exclusivement par le circuit interne des notes de frais et ne sont pas concernés par les obligations de la facture électronique.
III. Les conséquences pratiques pour la gestion d’entreprise
La réforme oblige les services comptables et financiers à repenser leurs outils et leurs processus pour garantir la conformité et l’efficacité.
1. Nécessité d’outils interconnectés et de déduplication
L’enjeu principal réside dans la réconciliation entre les deux flux de données.
Les entreprises devront s’assurer que leurs logiciels de gestion de notes de frais (NDF) sont capables de :
- Récupérer automatiquement les factures B2B dans le flux e-invoicing.
- Comparer les données de la note de frais soumise par le salarié avec les factures déjà réceptionnées via PDP/PPF.
- Bloquer ou signaler le remboursement si la facture correspondante est déjà dans le circuit de paiement fournisseur.
Un système d’information fragmenté entre un logiciel de NDF, un ERP et une plateforme de facturation augmentera considérablement le risque d’erreurs et de double emploi.
2. Le défi de la Récupération de TVA
La réforme vise à pré-remplir les déclarations de TVA de l’entreprise grâce aux données de l’e-invoicing et de l’e-reporting.
- Si la facture est reçue via le flux e-invoicing (au nom de l’entreprise), la TVA est parfaitement tracée pour la déduction.
- Si le justificatif est au nom du salarié (B2C), mais que la TVA est légalement récupérable (ex. : restaurant en mission pour l’entreprise), l’entreprise devra s’assurer que la déduction est correctement reportée, souvent par un traitement manuel ou un marquage spécifique au moment de la validation de la note de frais.
3. La sensibilisation des collaborateurs
Les équipes sur le terrain sont les premières concernées par ce changement. Elles doivent acquérir de nouveaux réflexes pour assurer la conformité de l’entreprise :
- Systématisation de la demande de facture : Pour toutes les dépenses significatives (surtout celles avec TVA récupérable), le salarié doit désormais demander une facture explicite au nom de l’entreprise (avec son SIREN) pour forcer le fournisseur à l’émettre en e-invoicing.
- Clarté des politiques : Les politiques de notes de frais devront être mises à jour pour indiquer clairement les informations obligatoires selon le type de dépense.
Conclusion : S’équiper pour l’anticipation
La facture électronique fait entrer la gestion des notes de frais dans une nouvelle ère de rigueur et de traçabilité accrues. Ce n’est pas une simple mise à jour technique ; c’est une transformation de la manière dont les entreprises gèrent leurs dépenses et leur trésorerie.
L’objectif de simplification et de lutte contre la fraude est louable, mais la transition exige une vigilance extrême pour éviter les doublons de paiement et les erreurs de TVA.
Recommandation forte : N’attendez pas le dernier moment. Évaluez dès aujourd’hui la capacité de vos outils actuels à communiquer entre eux. L’adoption d’une solution de gestion des frais et des factures intégrée et interopérable est désormais un avantage décisif pour aborder sereinement les échéances de 2026 et 2027.
Pour préparer concrètement vos systèmes à la réception et à l’émission des factures électroniques, notamment pour bien identifier les flux fournisseurs et éviter le risque de double paiement avec les notes de frais :
- Découvrez nos guides de configuration pas-à-pas pour mettre en place l’e-invoicing et l’e-reporting avec vos logiciels EBP
- Configurez la facturation électronique sur EBP Gestion Commerciale .
- Configurez la facturation électronique sur EBP Comptabilité
- Configurez la facturation électronique sur EBP Bâtiment
Et vous, comment préparez-vous vos équipes à ces nouveaux réflexes ? Avez-vous déjà choisi votre Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ? Partagez vos stratégies en commentaire !
